Các tiêu chí quản lý và xác định nghĩa vụ kê khai thuế TNCN

Quy trình quản lý NVKK bao gồm 4 chức năng chính: Một là, xác định và cập nhật các nghĩa vụ khai thuế của NNT sau khi đăng ký thuế, đồng thời hỗ trợ xác định tự động nghĩa vụ khai quyết toán thuế của cá nhân. Hai là, cập nhật, điều chỉnh, gia hạn nghĩa vụ khai thuế khi có các thông tin thay đổi đăng ký thuế hoặc đề nghị gia hạn, yêu cầu thay đổi kỳ kê khai của NNT. Ba là, định kỳ hàng tháng, tự động lên danh sách NNT có nghĩa vụ phải khai thuế. Bốn là, cung cấp các thông tin báo cáo phục vụ công tác quản lý, theo dõi tình trạng chấp hành nghĩa vụ thuế.

Quy trình này áp dụng cho cơ quan thuế các cấp để hỗ trợ cập nhật, xử lý thông tin về nghĩa vụ khai thuế của NNT. Các nghĩa vụ kê khai thuế TNCN được xác định và quản lý trên các tiêu chí sau:

Nghĩa vụ khai thuế của từng NNT được xác định cho từng loại tờ khai (mẫu tờ khai chính) theo từng kỳ tính thuế đối với các tờ khai phải kê khai theo định kỳ tháng, quý hoặc năm. Các mẫu phụ lục, bảng kê kèm theo các tờ khai chính sẽ được coi là phần bắt buộc của hồ sơ khai thuế (có đủ phụ lục, bảng kê mới được coi là hồ sơ khai thuế hợp lệ) và không quản lý như là nghĩa vụ khai thuế riêng.

Các loại tờ khai thuế TNCN theo lần phát sinh không được quản lý như nghĩa vụ khai thuế của NNT. Các tờ khai này không được đưa vào danh sách phải đôn đốc nộp. Khi nào NNT phát sinh thu nhập sẽ tự khai và tự nộp thuế cho cơ quan thuế.

Đối với các tờ khai có thể kê khai theo tháng hoặc quý: Nếu trong quá trình hoạt động phát sinh yêu cầu thay đổi kỳ tính thuế thì trước ít nhất 1 kỳ tính thuế, NNT phải gửi đề nghị lên cơ quan thuế để điều chỉnh nghĩa vụ kê khai. Việc  chuyển kỳ được bắt đầu từ đầu quý tiếp theo của kỳ đang nộp. Ví dụ, NNT đã nộp tờ khai cho kỳ tính thuế tháng 1 nếu có yêu cầu được tính thuế theo quý thì phải từ quý II mới được chuyển đổi. Nếu đang nộp quý I thì cũng chỉ được chuyển sang tháng 4 là tháng đầu quý II. Quy định này và mẫu biểu văn bản sẽ được đưa vào thông tư hoặc văn bản hướng dẫn để NNT biết và thực hiện.

Nhóm kinh doanh đăng ký nghĩa vụ kê khai qua đại diện nhóm và được đôn đốc kê khai theo MST của người đại diện. Các thành viên trong nhóm không có nghĩa vụ kê khai. Một MST chỉ có thể đại diện cho 1 nhóm kinh doanh.

Một NNT có thể có quyết toán nhiều hơn 1 lần trong năm tính thuế. Trường hợp nhóm cá nhân kinh doanh chia tách hoặc ngừng hoạt động giữa năm và người đại diện của nhóm này trở thành người đại diện cho một nhóm khác hoặc cho các cá nhân có số ngày cư trú 183 ngày trong 12 tháng liên tục qua 2 năm. Các tờ khai quyết toán phát sinh nộp giữa năm là tờ khai phát sinh không quản lý được như là nghĩa vụ kê khai.

Quy trình quản lý NVKK trong hệ thống quản lý TNCN

Nghĩa vụ kê khai phát sinh khi NNT đăng ký thuế hoặc khi NNT thay đổi thông tin đăng ký thuế và sau khi quyết toán thuế.

Với trường hợp sau khi đăng ký thuế, hàng tháng bộ phận xử lý tờ khai sẽ nhận danh sách NNT đăng ký thuế mới hoặc có thay đổi về thông tin đăng ký thuế như đóng cửa MST, tạm ngừng kinh doanh... Danh sách đăng ký thuế sẽ được dùng để cán bộ thuế kiểm tra, xác định, cập nhật nghĩa vụ NNT phải nộp hồ sơ khai thuế và theo dõi đôn đốc thực hiện.

Trường hợp NNT thay đổi thông tin đăng ký thuế trong quá trình hoạt động kinh doanh sẽ phát sinh các thay đổi ảnh hưởng đến nghĩa vụ kê khai thuế. Khi đó, NNT sẽ gửi hồ sơ đề nghị thay đổi để cơ quan thuế xác định lại nghĩa vụ kê khai. Một số trường hợp có thể thay đổi như (1) NNT không có khả năng nộp hồ sơ khai thuế đúng hạn (theo các lý do của Luật Quản lý thuế) hoặc NNT nộp hồ sơ đề nghị gia hạn nộp hồ sơ khai thuế. (2) Trong quá trình hoạt động, NNT có thể phát sinh yêu cầu thay đổi kỳ kê khai từ tháng sang quý và ngược lại. (3) NNT tạm nghỉ kinh doanh và không có nghĩa vụ phát sinh loại thuế nào đó và sẽ không phải kê khai thuế.

Sau khi các tổ chức, cá nhân quyết toán thuế, hệ thống hỗ trợ sẽ tổng hợp dữ liệu từ các bảng kê và tính thuế quyết toán cuối năm cho các cá nhân. Chức năng tổng hợp số liệu quyết toán sẽ tập hợp số liệu về thu nhập của cá nhân từ nhiều nguồn thu nhập khác nhau (tiền lương, tiền công hoặc kinh doanh) và từ nhiều tổ chức chi trả khác nhau cũng như kiểm soát được việc khai báo các loại giảm trừ để tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần.

Hệ thống tự động phân loại và lên danh sách các cá nhân phải quyết toán, nếu NNT có số thuế phải nộp trong năm thiếu hoặc thừa. Hệ thống cũng tự động tạo nghĩa vụ kê khai quyết toán của các cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau khi tổng hợp dựa trên số liệu cơ quan thuế đã nắm được./.

Triệu Đô(www.cand.com.vn)